Handige apps voor kilometerregistratie

Rijd je met je zakelijke auto minder dan 500 kilometer per jaar privé, dan betaal je geen bijtelling. Maar dan moet je dat wel kunnen aantonen, en daar gaat het meestal mis.

De Belastingdienst vraagt om een sluitende registratie. Dat betekent elke rit, met datum, begin- en eindstand, adres en het doel. Handmatig bijhouden lukt twee weken, daarna vergeet je het. Een app lost dat op.

Wanneer heb je dit nodig?

Twee situaties.

Je wilt bijtelling voorkomen. Dan is een sluitende rittenregistratie verplicht en moet die elke rit van het jaar bevatten. Eén gat erin en de hele registratie kan worden afgekeurd, waarna je alsnog bijtelling betaalt over het hele jaar.

Of je wilt je zakelijke kosten onderbouwen. Ook als je gewoon bijtelling betaalt, is het prettig om te weten hoeveel je rijdt en waarheen.

Let op: bij financial lease ben je zelf eigenaar van de auto, dus er is geen leasemaatschappij die dit voor je bijhoudt. Die verantwoordelijkheid ligt volledig bij jou.

Wat een goede app voor je doet

De meeste apps registreren automatisch via gps. Zodra je gaat rijden, begint de app, en achteraf veeg je een rit naar zakelijk of privé. Dat scheelt je het handwerk waar je toch nooit aan toekomt.

Daarnaast genereren ze rapportages die je direct naar je boekhouder stuurt, met datum, tijdstip, locatie en gereden afstand. Veel apps koppelen bovendien met boekhoudsoftware, zodat je administratie zichzelf bijwerkt.

De belangrijkste functie is echter iets anders: een goede app waarschuwt je als je in de buurt van de 500 kilometer privé komt. Dat is precies het moment waarop je wilt weten waar je staat.

Vier apps die het werk doen

MileIQ De bekendste en veruit de makkelijkste in gebruik. Registreert automatisch en je markeert ritten met een simpele swipe. Rapportages deel je direct met je accountant.

Driversnote Sterk in gedetailleerde rapportages en koppelingen met boekhoudsoftware. Er is een gratis versie voor een beperkt aantal ritten, en de betaalde versie doet de registratie automatisch.

TripLog De uitgebreidste van de vier. Naast ritten houdt hij ook je kosten bij, zoals brandstof en onderhoud. Handig als je een compleet beeld van je autokosten wilt, wat bij financial lease extra zinvol is omdat je onderhoud zelf regelt.

Autoi Eenvoudig en overzichtelijk, met automatische en handmatige invoer. Een goede keuze als je geen zin hebt in functies die je toch niet gebruikt.

Waar je op moet letten bij de keuze

Kijk vooral of de app volledig automatisch registreert. Een app waarbij je zelf op start moet drukken, is binnen een maand een app die je vergeet.

Check daarnaast of de export voldoet aan wat de Belastingdienst vraagt, en of je ritten achteraf kunt corrigeren. Je zult namelijk af en toe een rit verkeerd markeren.

Let tot slot op het batterijverbruik. Gps-registratie de hele dag aan laten staan trekt je telefoon leeg, en dat is precies de reden waarom mensen die apps weer uitzetten.

Vergeet je vakantiekilometers niet

Een fout die veel ondernemers maken. Rijd je met de zakelijke auto op vakantie, dan zijn dat privékilometers. Twee weken Frankrijk is die 500 kilometer in één keer voorbij.

Houd daar rekening mee als je bijtelling wilt voorkomen. Meer daarover in ons artikel over met je leaseauto naar het buitenland.

Wat je fiscaal nog meer kunt regelen

De rittenregistratie gaat over bijtelling, maar dat is niet het enige. Bij financial lease staat de auto op je balans, dus je mag afschrijven en het rentedeel van je maandtermijn aftrekken. Meer daarover in ons artikel over de belastingvoordelen van financial lease.

Overweeg je een nieuwe zakelijke auto, kijk dan ook naar het verschil tussen nieuw of gebruikt leasen en ons aanbod aan elektrische auto's, want bij een EV pakt de bijtelling anders uit.

Vragen over je zakelijke auto?

Vraag je offerte aan met je KVK-nummer en contactgegevens, of neem contact op. Je kunt bij ons terecht vanaf 1 maand KVK-inschrijving, zonder jaarcijfers en ook met een negatieve BKR-registratie.